A képzés egy vagy több kerület megrendelésére jön létre, ezért a kerület(ek) költségvetésében is szerepel - a képzésetek a kerület, mint szervezeti egység alá tartozik. A költségvetési tervet és a beszámolót a kerületi küldöttgyűlés fogadja el. Ezért minden költségvetési tervet és elszámolást egyeztessetek és fogadtassatok el a kerületi elnökséggel.

A folyamat mindig a költségvetési terv összeállításával kezdődik: határozd meg a tervezett bevételeket és a költségeket, amit egyeztess a kerületi elnökséggel, mint megrendelővel is. Ezen terv mentén gazdálkodsz majd az év során, amelynek végén elszámolást kell készíteni a valós bevételekről és kiadásokról. Amennyiben nincs ettől eltérő, komplexebb sablonod, úgy javaslom, használd az alábbi Elszámolási sablont.

Elszámolás

Fontos, hogy mind a bevételi, mind a kiadási oldalon megtörténjenek az iktatások. Ha nincs a beérkezett adományról/részvételi díjról dokumentum (készpénz esetén bevételi pénztárbizonylat, utalással beérkezett összeg esetén nincs teendő), vagy a kiadásról ÁFA-s számla, akkor az egyenleged nem fog stimmelni. A számlákat a Szövetség erre kialakított űrlapjának segítségével iktatni kell, az eredeti példányt pedig megbeszélés szerint eljuttatni a kerületi elnökséghez vagy beküldeni a központi iroda címére.

A számlák, bizonylatok sajátosságairól a PénzüGYÍKben találsz bővebb információt, az iktatásról pedig az Iktatás-oktatás videóban.

Ez a legkönnyebben nyomonkövethető és adminisztrálható módja a pénzkezelésnek, javasoljuk, hogy lehetőség szerint csak ezt a módot használjátok!

Bankkártya igényt az MCSSZ Ügyintézés felületen létrehozott Pénzügy/Banki ügyintézés (BIP) ügytípusban jelezzétek. A bankkártya tulajdonosa teljes felelősséget vállal a kártyával bonyolított tranzakciókat illetően, azokat a megfelelő ÁFA-s számlával alátámasztja és a dokumentumokat a Szövetség központi iktatási rendszerébe (ECSET) feltölti. Továbbá felelősséget vállal, hogy a bankkártyát másnak nem adja át.

• Bankkártya átvételi elismervény (MCSSZ Pénzkezelési szabályzat 3. számú melléklete, 22. oldal)

• Felelősségvállalási nyilatkozat bankkártya átvételéhez (MCSSZ Pénzkezelési szabályzat 4. számú melléklete, 24. oldal)

Banki utalás

Az MCSSZ-re szóló utalásos számlát CSAK és kizárólag a Szövetségi bankszámláról lehet kiegyenlíteni - feltüntetve a közlemény rovatban a számla sorszámát -, saját bankszámláról nem! Az utalást előzze meg a számla iktatása.  

Amennyiben lehetséges, kerüljétek el, de lehetőség van készpénzes számlák kifizetésének megelőlegezésére bankon keresztül is, utalással az önkéntes bankszámlaszámára (200 e Ft feletti összeg esetén egyeztessetek az MCSSZ Pénzügyi vezetőjével); az utalás közleménye: elszámolási előleg + program megjelölése. Az önkéntes a számlák kifizetését követően mielőbb, de legkésőbb 30 napon belül elszámol a számlákkal, bizonylatokkal, a különbözetet visszautalja; az utalás közleménye: elszámolási előleg számlákkal csökkentett különbözete, hivatkozás az előleg utalásának dátumára.

Elkerülendő, de amennyiben az önkéntes saját forrásból megelőlegezte a számlák összegét, úgy lehetőség van számára utalással rendezni az összeget. A kifizetés csak a számlák iktatását követően történjen meg az önkéntes bankszámlájára; az utalás közleménye: kifizetett bizonylat száma (egyenként, bizonylatonként utaljunk, csak így köthető össze a tranzakcióval).

Az egyik legfontosabb üzenet, ha MCSSZ programot viszel, hogy MINDEN kiadásról ÁFA-s számlát kell kérned, mert költséget csakis annak ellenében tudunk elszámolni! A számla vevőre vonatkozó, kötelező adatai:

név: Magyar Cserkészszövetség

cím: 1025 Budapest, Tömörkény utca 3/a

adószám: 19006705-2-41

Továbbá, különösen a kézi számlák esetében fontos odafigyelni, hogy minden a számlán a kért adat teljeskörűen ki legyen töltve, mint pl.: szállító adatai, számla kelte, teljesítési ideje, fizetési határidő, szolgáltatás/termék megnevezése, mennyiség, mennyiségi egység, nettó egységár, ÁFA kulcs, bruttó fizetendő végösszeg.

A szállítói számlákat legkésőbb a kiállítást követő hónap 12-ig iktassátok az ECSETben! Papír alapon pedig hónap 15-ig küldjétek el a központi irodába iktatószámmal ellátva személyesen vagy a postafiókra címezve: 1535 Budapest, Pf. 941.

Minden kiadásról ÁFA-s számlát kérünk, de csak arról! Ha nem számolod el mégsem valami oknál fogva, és kértél számlát, úgy jelezd a penzugy-l@mcssz.hu e-mail címen, mert a számlázás össze van kötve a NAV rendszerével, így tudnunk kell, hogy mit nem kell esetleg szerepeltetnünk a könyvelésben - mellesleg így azt is tudni fogjuk, hogy a vonatkozó számlát ne keressük rajtad. :)

Útiköltség elszámolása

Van lehetőség útiköltség térítésre, de előzetesen mindig egyeztess az MCSSZ pénzügyi vezetőjével, MERT

• Üzemanyagot csak és kizárólag bérelt autóra tudunk elszámolni, olyan autóra, amely rendelkezik érvényes MCSSZ bérleti szerződéssel! Ha ez a helyzet, akkor kérj ÁFA-s számlát, és nyugodtan fizess MCSSZ bankkártyával. Autópálya matricát is vehetsz, ebben az esetben is kérj számlát!

• Saját autóba vásárolt üzemanyagra azonban SOSEM kérünk számlát, mert ezt nem tudjuk elszámolni! Ebben az esetben kiküldetési rendelvényt kell kitöltened (a csatolt sablont használd). Kiküldetés esetén autópálya matricát el tudunk számolni, így ha ilyen jellegű igény van, kérj számlát -- de csak a matricáról!

Szerződések

pl. helyszínbérlet, eszközbérlet esetén.

Szolgáltatás esetén nettó 200 ezer forint felett, anyagvásárlás esetén nettó 500 ezer forint felett szükséges szerződéskötés. Gépjármű bérlésekor MINDIG kössetek szerződést! Az említett összeghatárok alatt is nyugodtan preferáld a szerződést -- biztonságot ad mindkét félnek -- de nem kötelező. Amennyiben a partnernek van szerződéssablonja, úgy használd -- ha nincs, kérj segítséget az ugyintezes.cserkesz.hu felületén vagy a penzugy-l@mcssz.hu e-mail címen.

Szerződést aláírni az Országos Elnöknek, az Országos Ügyvezető Elnöknek és a Szövetségi Igazgatónak van joga -- illetve a Kerületi Elnökségek is rendelkeznek meghatalmazással, valamint ezt előzetesen kérhetitek is. Amennyiben olyan személy írja alá a szerződést, akinek nincs meg az előzőleg részletezett aláírási joga, úgy a dokumentum érvénytelen.

Az összes vonatkozó információt megtalálod a PénzüGYÍKban, a Pénzügyi tájékoztatóban és a csatolt sablonokban, így azokat kérünk, olvasd át figyelmesen.

Az alábbiakban olvashatjátok a készpénzhasználat szabályait, aminek komplexitását látva érthető lehet, hogy a Szövetség a készpénzkímélő fizetési módokat preferálja, tehát bankszámláról és arra történő utalást, valamint bankkártya használatát. De adódhatnak olyan esetek, amikor a készpénz használata elkerülhetetlen.

Készpénz bevétele lehet

• • készpénzfelvétel bankkártyáról;

  • adományként befizetett összeg;

  • programokra befizetett összeg;

  • MCSSZ által kiállított számlák készpénzes kifizetése;

  • előleggel történő elszámolás visszajárójának bevételezése.

Ezen esetekben a bevételekről bevételi pénztárbizonylat 3 példányos formátumát szükséges használni, amely tömböt papír-írószer boltban lehet vásárolni, de igény esetén a központi iroda is tud adni Nektek.

A készpénz kiadása lehet

• • bankszámlára történő készpénz befizetése;

  • kimenő adomány;

  • elszámolási előleg kiadása: az önkéntes előleget kap bizonyos költségek kifizetésére, amely összegből rendezi a számlákat, majd az esetleges különbözettel 30 napon belül elszámol a pénztáros felé - ebben az esetben is a banki utalást ajánljuk;

  • megelőlegezett számlák összegének utólagos kifizetése: az önkéntes saját pénzből rendezte a számlákat, melyeket utólagosan a pénztáros kifizet - ebben az esetben is rendezhető bankon keresztül a készpénz.

Ezen esetekben kiadási pénztárbizonylat írása szükséges, 2 példányos formátumban, amely tömböt papír-írószer boltban lehet vásárolni, de igény esetén a központi iroda is tud adni Nektek.  A kiadási pénztárbizonylaton szerepeljen azon személy neve, aki a számla kifizetését intézte, vagyis aki átveszi a pénzt;  a kifizetett számla/számlák sorszáma(i);  a számlák kifizetendő végösszege kerekítve; a pénz átadásának dátuma; kifizető aláírása.

Külső helyszínen történő adománygyűjtés esetén az ajánljuk, hogy adománygyűjtő ládát alkalmazzunk, melynek az eseményt követő bontásáról készült jegyzőkönyvet kérjük a központba felküldeni, illetve, amennyiben pénztárbizonylat készül az összeg pénztárba történő befizetéséről, akkor a pénztárbizonylattal együtt kerüljön iktatásra, ha pedig bankszámlára kerül befizetésre akkor az ECSET-ben a “/JBA” jelzetet használjuk és nem a “JGYK”-t. Amennyiben fontos az adományozók és az összegek nyilvántartása, használhatjuk az adománygyűjtő ívet is az adománygyűjtő dobozhoz használata esetén is.

Az adományok befizetésének módjánál élvezzen prioritást a banki utalás a készpénzes fizetés helyett. A közleménybe “adomány” kerüljön, mert elkülönítetten kell nyilvántartanunk és ezt így tudjuk lekövetni.

A 2023/24-es cserkészévtől jogi háttérrel (saját egyesület/alapítvány vagy fenntartó, aki ezt bevállalja) rendelkező csapatok vagy kerületek számára is megnyitjuk a lehetőséget, hogy adománygyűjtést indítsanak az adomany.cserkesz.hu oldalon.

Összeállítottunk egy útmutatót és összegyűjtöttük a felhasználási feltételeket az alábbi dokumentumban:

• útmutató

• kommunikációs terv minta

Ha az itt olvasottak alapján szeretnétek projektet indítani az oldalon, keressétek az Országos Iroda munkatársát a tamogatas@mcssz.hu e-mail címen!

Minden egység pénzügyi vezetőjének felelőssége, hogy a megfelelő bizonylatok rendelkezésre álljanak, és iktatásra kerüljenek. Az MCSSZ egyedi iktatási és dokumentumkezelési rendszere az ECSETben érhető el, így gyorsan, hatékonyan és naprakészen tudtok az Iroda felé minden iratot elektronikusan eljuttatni (a papír alapú dokumentumok Irodába való eljuttatása is a ti feladatotok).

Alapvetően az aranyszabály az, hogy minden pénzmozgáshoz tartozzon valamilyen dokumentum (pl.: számla, díjbekérő, előlegszámla, pénztárbizonylat, ATM bizonylat). Minden számlát iktatni kell, ami az MCSSZ nevére lett kiállítva, akkor is, ha a finanszírozást más intézi. Fontos, hogy a számlán szereplő minden adatnak és tételnek látszódnia kell, olvashatónak kell lennie!

A bizonylatokat a tárgyhót követő legkésőbb 12. napig kérjük iktassátok be az iktató oldalon, hogy bekerülhessenek a könyvelésbe. Ha nincsen jogosultságod, akkor az MCSSZ Ügyintézés felületen tudjátok ezt jelezni, ahol (sok más dolog mellett) a pénzügy részére is jelezhettek különböző igényeket. 

Az iktatott bizonylatokat a központba (személyesen: 1025 Budapest, Tömörkény u. 3/a; postai úton: 1535 Budapest, Pf. 941.), kell eljuttatni az alátámasztó dokumentumaival együtt (szerződés, megrendelő, teljesítési igazolás, szállítólevél). Az iktatószámokkal ellátott bizonylatokat a tárgyhót követő 10. napig kérjük adjátok postára, hogy beérkezzen a központba.

Elektronikus számla esetében mindig az elektronikus példányt, ne a kinyomtatott és újraszkennelt verziót töltsétek fel az iktatásba.

Az alábbi Iktatás-oktatás videó segít nektek abban, hogyan tudjátok használni az iktatórendszert.

• MCSSZ Pénzügy EVOK kurzus

• MCSSZ Ügyintézés felület

• MCSSZ iktató oldal (ECSET)

• MCSSZ Pénzkezelési szabályzat 

• PénzüGYIK

• Pénzügyi tájékoztató

• Iktatás-oktatás videó

• Elszámolási sablon

• Kiküldetési rendelvény

• Adománygyűjtő doboz jegyzőkönyv

• Adománygyűjtő ív