Csapatok támogatása

Az éves jelentés leadása és a tagdíjfizetés alapvetően a csapatok feladata, a tapasztalat azonban azt mutatja, hogy a kerületeknek nagyon fontos feladata ennek a folyamatnak a támogatása. Először lássuk magát a folyamatot röviden:

Éves jelentés leadása:

"SZMSZ 19. § (2) A cserkészcsapat [és a kerület] adott cserkészévre vonatkozó éves jelentésének leadása az ECSET rendszerben történik. A jelentés leadásának határideje: október 31.

(3) Ameddig a csapat tagjainak adatai hiányosan vannak feltöltve az ECSET-be (személyes adatok, képesítések és megbiztatások), vagy a csapat által befizetendő tagdíj nem érkezett be teljes egészében a kerülethez, a kerületi elnökség a csapat éves jelentésének/jelentéseinek jóváhagyását visszatarthatja." 

További részleteket az intranet csapatparancsnokoknak szóló részében, az Adminisztráció fülön olvashattok.

Tagdíj befizetése:

"SZMSZ 5. § (1) A tagdíjakat a csapat parancsnoka beszedi csapatának valamennyi tagjelölt, cserkész, felnőtt és alumni tagjától, az SZMSZ függelékében található elismervény kiállítása és aláírása mellett. Az adott cserkészévre beszedett tagdíjat legkésőbb az adott cserkészév január 15-ig egy összegben befizeti az illetékes kerületnek erre a célra kijelölt bankszámlájára postai átutalási megbízással (csekken), átutalással vagy készpénzbefizetéssel. A befizetés közleményében fel kelltüntetni a csapatszámot, és hogy hány működő és teljes jogú tag tagdíja lett befizetve egyszerre. A beérkezett tagdíjakat a kerületi elnökség folyamatosan, de legkésőbb január 31-ig jóváhagyja az ECSET-ben.

5 (2) Az ECSET-ben jóváhagyott tagdíjak megfelelő részét a kerület legkésőbb február 20-ig tovább utalja az országos elnökségnek." 

Érdemes ezt a folyamatot támogatni, itt találtok egy javasolt feladatlistát:

• Szeptember eleje: információs email az éves jelentésről, új tagok adatainak begyűjtéséről, adatvédelmi nyilatkozatok elfogadásának fontosságáról.

• Október eleje: emlékeztető email, hogy 31-e a határidő

• Október egész hónapban: 50 fő alatti csapatok cspk-inak (vagy a tapasztalataitok szerint sérülékenyebb csapatok) felhívása telefonon, hogy mi a helyzet, mennyire és miben van szükségük segítségre, ugye minden tagjukat le tudják adni (esetleg rákérdezni arra is, hogy mit jelent szerintük az, hogy "minden tag").

• Novemberben:

  • akik nem adták le a határidőre az éves jelentést, azoknak emlékeztető email, majd november második felében telefonhívás, hogy mi a gond, miben tudtok segíteni

  • köremail a közelgő tagdíjbefizetésről, és tájékoztatás a szociális kedvezmény igénylésének lehetőségéről

• Januárban: emlékeztető a tagdíjbefizetésről, és szükség szerint felhívni azokat a cspk-kat, akikről sejtitek, hogy a csapatuk tagjainak szüksége lesz a szociális kedvezményre, felhívni a figyelmet arra, hogy jelentkezzenek

• Februárban:

  • az elmaradó cspk-k hívogatása

  • a tagdíj továbbutalása az országos szint felé.

Ha vannak elmaradt tagdíjbefizetéseitek, vagy a cspk-k jelzik, hogy vannak tagjaik, akik számára nehézséget jelent a tagdíjbefizetés, akkor feltétlenül jelezzétek az országos szint felé (akkor is, ha azt a döntést hozzátok, hogy a kerület befizeti helyettük). Fontos, hogy az országos szint is tisztában legyen azokkal az információkkal, hogy melyik csapatok küzdenek a tagdíjjal, illetve hány tagot érint ez kihívásként.

Az elmaradó, késő csapatok esetében bátran éljetek azzal a lehetőséggel, hogy az után fogadjátok el az éves jelentésüket, miután befizették a tagdíjat. Ez a folyamat ugyanakkor lehetőséget nyújt arra is, hogy rendszeresen tartsátok velük a kapcsolatot, és a személyes kapcsolaton keresztül támogassátok őket ebben a feladatban.

A szünetelés felé tartó, vagy egyáltalán nem kommunikáló csapatok esetében a további lehetőségekről, eszközökről az SZMSZ 5. §-ában, illetve az ASZ 21. §-ában olvashattok.

A csapatok és a kerületi elnökség szempontjából is van előnye annak, ha rendszeresen meglátogatjátok a csapatokat és a táborokat.

A csapat számára ti vagytok a "helyben elérhető MCSSZ". Sokat jelenthet nekik, ha valaki kívülről is megdicséri a vezetőket, meghallgatja a szükségleteiket. Ez egy olyan megerősítés, amit külső szereplő adhat meg egy vezetőségnek. 

A kerületi elnökségeknek pedig friss motivációt adhat egy kis terepmunka. Látni a csapatok valóságát, a motivált fiatal vezetőket nagyon inspiráló lehet és egyszersmind reálisabb, megalapozottabb képet alkothattok a csapatokról és szükségleteikről. 

A cserkészközösség az élő kapcsolatok révén működik. Minden email, hirdetés, kkgy-meghívó sokkal hatásosabb, ha több vezetővel vagytok aktív kapcsolatban. A személyesség teszi vonzóvá a kerületi szintet is, így ha aktívabb a kapcsolat, könnyebb bevonni a kerületben dolgozó vezetőket a csapat feletti szintű munkába.

A táborlátogatáshoz itt gyűjtöttünk össze pár segítő kérdést: Szempontok a táborlátogatásokhoz

Minden csapat számára nagy segítség lehet a mentorálás. Egy külső szem, pár más csapatból jövő tapasztalat, egy új nézőpont sokat segíthet egy vezetőségnek, hogy túllépjenek egy konfliktuson, akadályon, vagy hogy megalapozottan tekinthessenek a jövőbe.

A nagy pályázatok fizetett mentorai után az önkéntes mentorok folytatták ezt a munkát, azonban jelenleg ez a rendszer nem igazán működik.

Egy lehetséges megoldás lehet, ha kerületi szinten szervezzük meg a mentorálást, már nem aktív, de valamennyi idővel rendelkező tapasztaltabb vezetőkből. Jó téma lehet a csapatparancsnoki fórumokon, hogy hogyan tudnátok működtetni közösen egy ilyen rendszert.

Érdemes elolvasni hozzá a témakörben elkészült segédanyagot: Csapatmentorok kézikönyve

Az 50 fő alatti, azon belül is a kisebb és kevésbé kommunikáló csapatok számára ugyanakkor az adminisztratív feladataikban való segítséget is nyugodtan tekintsétek mentorálásnak, amelynek a következő szintjei vannak:

• Az első cél esetükben az, hogy az éves jelentést be tudják adni, az ECSET-et naprakészen tartsák és a tagdíjat be tudják fizetni. Ehhez időnként rendszeres személyes (vagyis telefonos) kapcsolattartás és folyamatos bátorítás szükséges.

• A második cél pedig az, hogy a táborozási engedélyüket és a táborzáró jelentést be tudják adni időben, illetve érdemes az együtt táborozást is támogatni más csapatokkal, már csak azért is, mert a nomád táborozás kultúrájának erősítése fontos pillére a cserkészmunka fejlesztésének. Ehhez is fontos a személyes kapcsolattartás, vagyis hogy havonta-kéthavonta egyeztessetek az érintett cspk-kkal.

• A harmadik irány (mindeközben párhuzamosan), hogy érdemes augusztus-szeptember környékén rájuk kérdezni arról, hogy kit tudnak ŐVK-ba, STVK-ba küldeni, valamint tavasszal felhívni őket amiatt, hogy nyuszi-táborba, balta-altáborba hozzák el a csapattagjaikat.

Több kerületben bevált az a gyakorlat, hogy rendszeres időközönként (fél vagy egy év) kötetlen, beszélgetős alkalmakat szerveznek a kerület csapatparancsnokainak. Ez egyrészt jó alkalom a lazításra, ismerkedésre, kapcsolatépítésre, másrészt informális lehetőség a kerületben zajló folyamatok átbeszélésére.

Szerencsés, és vonzó, ha valamilyen finom vacsorával van egybekötve.

Ha a ti kerületetek szervez ilyet, érdemes megosztani a tapasztalatokat a többi kerülettel. Ha nálatok még nincs ilyen, érdemes megkérdezni a tapasztalatokat.

Teendők a cspk-vacsik kapcsán:

• egyeztetni az időpontot

• a cserkészév kezdetén a kerületi programnaptár kiküldésekor ennek az időpontját is beírni

• a program előtt egy hónappal emlékeztető email

• egy kellemes, otthonos helyszín megtalálása

• kaja megszervezése

• program összeállítása - jó, ha van egy kis központi, komolyabb tartalom, de inkább olyan eszközöket érdemes használni, amik a spontán beszélgetést, ismerkedést segítik elő

Mivel egyre több és nagyobb táborokat szervezünk, a kerületekre is nagyobb feladat hárul a táborozás támogatásában.

Nulladik pontként érdemes táborozási szakvezetőt kinevezni. Felkutatni azt, aki szívesen segít a csapatoknak és érdekli a terület. Ez jelentős terhet vesz le a kerületi vezetőtiszt válláról. 

Ideális esetben ő végzi a következő feladatokat:

• formális és informális módon felhívja a figyelmet arra, hogy a csapatok időben kezdjék el a táborszervezést

• továbbítja és/vagy megerősíti a Táborozási Kabinet üzeneteit

• segítséget nyújt a táborozással kapcsolatos kérdésekben, vagy ha nem tudja a választ, továbbirányítja az adott vezetőt a Táborozási Kabinethez

• külön felkeresi azokat a csapatokat, akiknél elmaradás látszik az engedélykérelem beadásában, számon tartja a kerület csapatait táborozási szempontból is

• kerületi szinten elbírálja a táborozási engedélykérelmeket. Ehhez útmutatást és segítséget kap a  kabinettől. Jelentősen meggyorsítja a folyamatokat, ha az esetleges hiányosságokat vagy hibákat már ezen a szinten tudja jelezni a csapatnak és a közvetlen ismeretség révén hatékonyabban tud segíteni

• a táborozási szezonban helpdesk-szolgáltatást nyújt

• meglátogatja a táborokat

• a táborozási szezon végén  ügyel arra, hogy  minden táborparancsnok kitöltse a táborzáró jelentést

• összegzést készít a kerület számára a táborozási szezon végén