A küldöttek feladatát formálisan az Alapszabály és az SZMSZ szabályozza. Fontos, hogy ismerd meg a feladatod felvállalásakor ezeket a dokumentumokat, hiszen egyrészt ezek tartalmazzák a jogaidat és kötelességeidet, másrészt ezen szabályzatok közös működtetése adja a mozgalom szervezeti kereteit.
(A küldöttek tágabb, informális feladatait és szerepértelmezését ez az intranetes anyag hivatott körberajzolni.)

Az országos küldöttgyűlés 

a) elfogadja és módosítja a Szövetség alapszabályát, 

b) elfogadja és módosítja a Szövetség nevelési programját, 

c) elfogadja az országos elnökség, az etikai bizottság, a felügyelőbizottság, jogi bizottság és a számvizsgáló bizottság előző naptári évről szóló beszámolóját, 

d) elfogadja a Szövetség előző naptári évről szóló pénzügyi beszámolóját a közhasznúsági melléklettel, 

e) elfogadja a Szövetség következő cserkészévre szóló költségvetését és az előző cserkészévről szóló számviteli beszámolóját, 

f) elfogadja a több éven átívelő, hosszútávú tagdíjfizetési keretrendszert, illetve az abba illeszkedő, a következő cserkészévre vonatkozó tagdíj mértékét. Amennyiben nem kerül meghatározásra új tagdíj, úgy az előző cserkészévre meghatározott tagdíj az irányadó;

g) jóváhagyja és megszünteti a lelki közösségeket, 

h) tájékoztatást kap a Szövetség által részben vagy egészben tulajdonolt gazdasági társaságok eredménykimutatásairól, 

i) megválasztja az országos elnökséget, a felügyelőbizottság és az első és másodfokú etikai bizottság, a jogi bizottság és a számvizsgáló bizottság tagjait, 

j) dönt a hirdetési, reklám, közvetítési jogokkal kapcsolatosan egy évnél hosszabb időre kötendő szerződés megkötéséhez szükséges felhatalmazás, valamint újabb felhatalmazás megadásáról [Civil törvény 8. §],  

k) tagjai négyötödének igen szavazatával kimondhatja a Szövetség más szervezettel való egyesülését, szétválását vagy megszűnését

l) a szövetségi igazgató mint az Országos Iroda vezetője által tájékoztatást kap az Országos Iroda munkájáról, valamint 

m) az országos tanács elnöke által tájékoztatást kap az országos tanács mint testület munkájáról.

Egy több ezer fős szervezet vezetése nem egyszerű. Sok beszélgetés, szabályzat, testület és egyéb szükséges hozzá, hogy össze tudjuk hangolni ennyi önkéntes munkáját. Egy ilyen léptékű rendszer pedig már részben más szabályszerűségek mentén működik, mint amikhez a hétköznapokban hozzászoktunk. Ez már a demokrácia, a politika szintje, amiről érdemes elolvasni Babos Gábor cserkésztestvérünk írását.

A hagyománytól a szabályzatig - Demokrácia a cserkészetben

A demokratikus működés és a hosszú időtáv azt is jelenti, hogy a küldöttgyűlés a lassú, nagy folyamatok szintje. Egy-egy ügy valószínűleg nem most került elő először, illetve valószínűleg beilleszkedik egyrészt egy nagy folyamatba, másrészt egy több elemből álló eszközcsoportba. Érdemes éppen ezért három szempontra is odafigyelni:

• egyrészt tájékozódni egy-egy előterjesztés, aktuális téma hátteréről, múltjáról, előzményeiről;

• másrészt türelemmel lenni a lassú jelleg iránt

• harmadrészt pedig tisztában lenni azzal, hogy a küldöttgyűlés elé kerülő rész általában csak egy része az adott témakörnek; méghozzá az a része, amely szabályzati módosítást kíván. Ehhez érdemes tisztázni, hogy az egész témának (nem csak az adott előterjesztésnek) mi az átfogó célja; ehhez hogyan illeszkedik az adott előterjesztés; illetve milyen más eszközök fognak még a szabályzati módosítás mellé sorakozni.

A cserkészélet a nevelésről és önnevelésről szól. Azáltal is jobb világot építünk, hogy magunkat is fejlesztjük. Bipi eszménye a cserkészekről az volt, hogy felelős állampolgárokként proaktív szerepet játszanak kisebb és nagyobb közösségeik életében. A cselekedve tanulás jegyében a legjobb terep erre a szervezeti szintű feladatvállalás.

A küldötti feladat fontos szolgálat a szervezet üzemeltetése szempontjából, azonban ne feledkezz meg a saját fejlődésedről sem! Feladataid ellátása közben olyan képességekkel gyarapodhatsz, amelyek a mindennapi életben is nagyon hasznosak.

A teljesség igénye nélkül összeszedtük azokat a területeket, képességeket, amiben fejlődhetsz küldötti munkád révén:

• vitakultúra

• kompromisszumkeresés

• érdekérvényesítés

• képviseleti demokrácia működése

• szervezeti/vállalati működés (pénzügyek, szabályzatok, törvényi megfelelés, ügytípusok, ügymenetek)

• stratégiai  gondolkodás

• igényfelmérés, helyzetelemzés, erőforrások feltérképezése
  
  

Ezek tudatosításában hasznos segítség lehet az alábbi anyag:
Találj munkát cserkészként!

A küldötti feladat lényege az alábbi modellben foglalható össze:

1. Hosszútávú célkitűzés (vízió) megismerése, tájékozódás

2. Az általam képviselt egységek / személyek igényeinek, adottságainak és szükségleteinek megismerése, kommunikáció, egyeztetés

3. Szintézisalkotás, előzetes döntés az ügy kapcsán

4. Részvétel az intézményi döntéshozatali folyamatban

5. Megvitatás, érvelés, elgondolkodás, megszívlelés

6. A döntés felvállalása

7. A döntés kommunikálása, érvényre juttatása

8. Kiértékelés, nyomonkövetés

Majd a kör indul elölről. Bár nem minden folyamat vagy indítvány bontható fel tisztán ezekre a lépésekre, mégis elmondható, hogy az optimális folyamat ezekből a lépésekből áll. Mindegyik hasonlóan fontos és fontos tudni, hogy a szervezetünk akkor fog jól működni, ha a küldöttek nem csak a döntéshozást tekintik feladatuknak, hanem mintegy a szervezetben jelen lévő építő elemek, segítik a döntések érvényre jutását és ezáltal működtetik a rendszert.

Ha időről időre átgonolod ezt a lépéssort, az hasznos segítség lehet a motivációd fenntartásához is.

Egy túra során ismernünk kell a terület adottságait és a célt, ahova el akarunk jutni. Akkor tudunk hatékonyan haladni szervezetként, ha mindnyájan tisztában vagyunk vele, merre is szeretnénk menni. Az MCSSZ a stratégiájában és a nevelési program alapelemeit tartalmazó dokumentumban határozta meg, hogy mi az a jövőkép és vízió, ahová szeretnénk eljutni.
Ezért időről időre érdemes rátekinteni ezekre az iránytűkre. Különösen fontos ez a küldötti munka kezdetén, hiszen ezek adnak majd segítséget a kis döntések meghozatalában, ezek segítségével tarthatjuk a kezünkben a gyeplőt, lehetünk reaktív szervezet helyett proaktív közösség.

Olvasd el alaposan ezeket a dokumentumokat!

Cserkészet 2027 - A Magyar Cserkészszövetség hosszútávú stratégiája
A Magyar Cserkészszövetség nevelési programjának alapelemei